面试邀约的邮件要这样发才最有效!
招聘秘籍   2018年1月9日作者:蜗牛

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往往面试邀约的邮件影响着候选人是否会来面试,邮件写得过度繁杂或者写得过度简短,都不可以。

HR都知道“在职场中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”这个道理,面对候选人的时候,更要如此!只把有价值的信息提供给候选人,不会让候选人看多了心烦,也不会让候选人看的东西太少不懂。

一、关于主题

主题是候选人了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

(1)一定不要空白标题,这是最失礼的;

(2)标题要简短,不宜冗长,不要让标题用“…”才能显示完你的标题;

(3)标题要能反映招聘信息和公司名称,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;

(4)一封信只针对“面试邀约”的主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

(5)可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

二、关于称呼与问候

(1)恰当地称呼候选人,拿捏尺度

邮件的开头要称呼候选人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应。

注意!即使你需要给几个候选人发邀约,也不要在称呼上只写“您好”,而是应该逐个逐个写好该候选人的名字。

(2)E-mail开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的。即便邮件中有些地方不妥,候选人也能平静的看待。

三、关于正文

(1)邮件的正文要简明扼要,行文通顺

正文应简明扼要的说清楚面试邀约这件事情,当然了,对于招聘的要求也可以写上去。如果招聘要求的内容确实很多,可以在下面分点简单描述;

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

(2)注意邮件的书写语气

根据候选的简历信息,可以选择恰当的语气进行书写,以免过度严肃或者过度幽默,引起候选人不喜。

尊重对方,“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

(3)一次邮件交待完整信息

面试邀约的内容最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会把自己不够严谨的缺点直接显露在候选人面前。

(4)尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

这是对候选人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文E-mail,最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

(5)对某些信息点可以标重点

这里的意思是可以对面试的时间、地点等重要的信息点,是允许标重点的。但是不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

(6)合理利用图片,表格或者小视频等形式来辅助

一般这个用在介绍公司的那部分。

这个地方就可以动用到公司的一些聚会、晚会等活动的图片、公司的宣传视频、或者是对于工作要求的表格等等,作为辅助。

四、结尾签名

每封邮件在结尾都应该签名,这样候选人才可以清楚的知道发件人的主要信息。

(1)签名信息不宜过多

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过 4 行。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。

(2)签名档文字应选择与正文文字匹配

签名档的书写文字要跟正文的文字相匹配,不要试图标新立异。

而且最好是简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

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